Tiedonhankinta ja tiedonhallinta - ABC
Luova kaaos tuottaa varmasti
uudenlaisia ratkaisuja. Toisaalta järjestelmällisyys ei välttämättä
tukahduta luovuutta.
Säännöt, yleisesti ottaen, eivät ole kovin
hauskoja, mutta usein tarkoituksenmukaisia. Kokemus on osoittanut
seuraavat, hieman pelkistetyt 10 sääntöä yleispäteviksi. Ne tuovat
toimintaan tehokkuutta ja nopeutta sekä parantavat laatua.
1. Ohjeista
Laadi ohjeet, miten tietoa hankitaan, miten hankintaprosessi
dokumentoidaan ja miten hankittu tieto
jalostetaan/käsitellään/varastoidaan.
Hyvällä ohjeistuksella
kokemattomampikin tietotyöläinen saa aikaan ihan kelpo tuloksia. Siirrä
tacit-tietosi yleiseen käyttöön ohjeistuksen avulla.
Ole kuitenkin
valmis myös muuttamaan toimintatapoja - ja ohjeistusta - perustelluista
syistä.
Varoitus: jos huomaat tekeväsi
ohjeisiin lisäyksiä "...paitsi jos...", on itse prosessissa jotain
vikaa, katso kohta 3.
Älä luota ihmisten muistiin toimintatapojen suhteen ja varmista että
kaikki tietävät mistä ohjeet löytyvät ja myös noudattavat niitä.
2. Dokumentoi
Käytä esimerkiksi määrämuotoista lomaketta. Merkitse muistiin
päivämäärä, käyttämäsi tiedonlähteet, hakukriteerit, haun tulos ja
tulosten käsittely/toimittaminen tilaajalle. Näiden tietojen
perusteella selvitystä on helppo jatkaa myöhemmin ja vältetään
päällekkäinen työ.
Raporttiin/lomakkeeseen voi myös merkitä vinkkejä
siitä, mistä kannattaa tietoja etsiä seuraavaksi, mikäli tiedonhakua
halutaan
täydentää.
3. Ei vaihtoehtoja
Tietosisältö ratkaisee tiedon käsittelytavan, ei tiedonsaantitapa tai
dokumentin muoto (paperi/sähköinen).
Pakota dokumentit kulkemaan "samaan
putkeen", standardoi tiedon käsittely ja yhtenäistä fyysinen muoto.
Käsittelytavan yhtenäistäminen mahdollistaa materiaalin löytymisen
myöhemmin - senkin jälkeen kun se on irronnut asiayhteydestään.
Prosessia ("putkea") on helppo seurata eteenpäin, kunnes haluttu tieto
löytyy. Tämä ei ole mahdollista, mikäli käsittelyprosessissa on haaroja.
4. Ota uusi tiedonlähde käyttöön
Pyri käyttämään jokaisessa tiedonhakutehtävässäsi ainakin yhtä
tiedonlähdettä, jota et ole käyttänyt aikaisemmin. Tämä on ainoa tapa
varmistaa, että pysyt ajan tasalla lähteiden suhteen. Sillä ei ole
niinkään merkitystä, löydätkö joka kerralla uudesta lähteestä juuri
etsimiäsi tietoja, tutustut joka tapauksessa lähteeseen.
5. Älä käytä aina tietopankkeja
Et halua käyttää tietopankkia, vaan haluat löytää tietoa. Älä väheksy
kontaktiverkkoasi, lähetä asiantuntijalle (vaikka kollegalle)
sähköpostia tai soita hänelle.
6. Lähdeviite
Tieto ilman lähdettä on arvoton - sitä ei ole olemassa. Opeta kaikki
organisaatiosi jäsenet merkitsemään aina valokopioihin lähdeviite.
Aina.
Muista merkitä lähde myös laittaessasi tietoja organisaatiosi sisäisiin
tietokantoihin.
7. Täsmennä tiedontarve
Kun sinulle sanotaan "Jossain lehdessä oli pari viikkoa sitten
artikkeli jossa käsiteltiin matkapuhelinoperaattoreita, voisitko etsiä
sen !?", saatat täsmentäviä kysymyksiä esittämällä saada selville että
tiedontarve on: "Tarvitsisin taulukon Euroopan suurimmista
matkapuhelinoperaattoreista."
Varoitus: varmista, että
keskustelukumppanisi ymmärtää, miksi esität
näitä täsmentäviä kysymyksiä.
8. Priorisoi
Pyri selvittämään tiedonhankintatehtävän tärkeys, yritä karsia turhia
selvityksiä: "Tämä voidaan tehdä, mutta siihen kuluu aikaa 4 tuntia ja
se tulee työajan lisäksi maksamaan 500 €. Onko tieto niin tärkeä?". Jos
vastaus on myöntävä, et tietenkään ala kiistellä asiasta.
Varo myös
itsepetosta, on olemassa pääosin kahdenlaisia tehtäviä: sellaisia,
jotka tehdään tänään, ja sellaisia, joita ei tehdä koskaan.
9. Ulkoista
Keskity selvityksiin, jotka ovat todella tärkeitä ja jotka tiedät itse
osaavasi tehdä kaikkein parhaiten ja/tai joita et uskalla antaa
kellekään muulle (ulkoistaa) esimerkiksi liikesalaisuuksien takia.
Ulkoistaminen ei ole laiskuutta vaan ammattitaitoa vaativaa toimintaa.
10. Tuhoa
Tuhoa, jos jäät miettimään, säästääkö vai ei.
Tuhoa myös siinä tapauksessa, että tiedät jonkun, joka arkistoi
kyseistä materiaalia. Esimerkiksi: jos sinulla on lehtiartikkeli ja
tiedät, että sinulla on pääsy kyseisen lehden arkistotietokantaan,
tuhoa artikkeli kun et enää sitä välittömästi tarvitse. Saat sen
helposti haettua uudelleen, minkä lisäksi saatat a.o. artikkelia
uudelleen hakiessasi kokea iloisen yllätyksen: saatat löytää sen
lisäksi myös toisen, samasta aiheesta kirjoitetun, tuoreemman
artikkelin!
Jaakko Anttila
Information Manager