Asiasanat: tiedonhaku, tiedonhakujärjestelmät, atk-ohjelmat, hakuohjelmat, Boolen algebra, ohjeet, Windows

Boolen hakujen rautalankamalli: Windowsin Find -toiminto

Mitä tehdä jos suuresta dokumenttijoukosta pitäisi tehdä haku, etsiä "juuri ne tietyt", mutta käytettävissä olevassa PC:ssä ei olekaan erillistä dokumentinhallinta- tai hakusovellusta? Yksi ratkaisu on imuroida ja asentaa jokin kätevän Shareware -ohjelma. Mutta entä jos kyseisellä koneella ei pääsekään Internetiin, tai koneelle ei saa, tai voi, asentaa mitään uusia sovelluksia? Ainoaksi mahdollisuudeksi jää tällöin Windowsin oma Find -toiminto, joka sentään on kaikissa Windows -koneissa.

Mitä Find-työkalulla voi etsiä

Windowsin Find -työkalulla voidaan tehdä hakuja kaikista Windows-dokumenteista (.doc, .rtf, .html jne.). Find:n avulla voidaan etsiä ne dokumentit joiden sisällössä (tekstissä) on haluttu merkkijono.

Find-työkalu käy yksitellen läpi kaikki halutut dokumentit ja tarkistaa onko dokumentissa etsittyä merkkijonoa. Käytännössä hakuja voi tehdä yli kolmen merkin pituisilla merkkijonoilla ja Boolen operaattorit AND ja OR saadaan käyttöön alihakemistojen avulla.

Find-työkalun avulla voidaan etsiä myös tiedostoja ja hakemistoja niiden nimen perusteella, mutta sitä ominaisuutta ei käsitellä tässä artikkelissa.

Find-työkalun sijainti

Find-työkalu sijaitsee kaikkien Windows -koneiden aloitusvalikossa:

Start - Find - Files or Folders...

Windows 2000 -koneissa se on nimellä Search, mutta se toimii samalla tavalla kuin Windows 95/98 -koneissa.

Hakujoukon määritteleminen

Ensimmäiseksi määritellään mihin hakemistoon haku kohdistetaan. Helpoimmin se käy hakemalla asianomainen hakemisto esiin Browse -painikkeen avulla. Muista laittaa tarvittaessa rasti kohtaan Include subfolders (tämä on myös oletusarvo).

Etsittävä merkkijono

Ota esiin Advanced -välilehti ja kirjoita etsittävä merkkijono Containing text -laatikkoon. Huomaa että katkaisumerkkiä ei ole, eikä tarvita, sillä merkkijono löytyy vaikka se olisi sanan sisällä!

Haun käynnistämien

Haku käynnistetään klikkaamalla Find now -painiketta. Haun ollessa käynnissä ikkunassa oleva suurennuslasin kuva liikkuu. Kun haku on valmis, kuva pysähtyy ja Find now -painikkeen väri muuttuu harmaasta takaisin mustaksi. Koska Find käy läpi kaikkien dokumenttien sisällön, haku voi kestää jopa kymmeniä minuutteja.

Hakutulosten katselu

Kuvan esimerkissä on etsitty dokumentit joissa esiintyy merkkijono "toimintasuunn". Haun tuloksena saatuja tiedostoja voi käsitellä samalla tavalla kuin tiedostoja ikkunassa, joka aukeaa klikkaamalla My Computer -kuvaketta. Yksittäisen dokumentin saat avattua suoraan hakutulosluettelosta kaksoisklikkaamalla sitä. Voit myös tulostaa dokumentit suoraan paperille, vaikka kaikki kerralla:

Edit - Select All

File - Print

Huomaa: jos hakutuloslistassa on enemmän kuin kymmenkunta dokumenttia, kannattaa tulostus tehdä erissä jottei PC "jumiudu":

Klikkaa ensimmäistä dokumenttia

Pidä Shift -näppäin pohjassa ja klikkaa tulostuserän viimeistä dokumenttia (10-15 dokumenttia on sopiva tulostuserän suuruus)

File - Print

Toista edelliset kohdat kunnes kaikki dokumentit on tulostettu.

Huomaa: kannattaa kirjoittaa vaikkapa paperilapulle tulostuserän viimeisen dokumentin nimi ennen tulostuksen käynnistämistä (Print:n klikkaamista). Tämä on varotoimenpide, josta on hyötyä jos tulostuksessa esiintyy jokin häiriö, ja joudut tulostamaan jonkin erän uudelleen.

Boolen "AND" -operaattorin käyttö

Boolen logiikan "AND" on helppo toteuttaa. Ensin luodaan apuhakemisto, tehdään haku ensimmäisellä hakusanalla ja kopioidaan kaikki dokumentit hakutulosikkunasta apuhakemistoon. Kaikkien dokumenttien kopiointi (Varoitus: ole tarkkana että kopioit (Copy), etkä leikkaa (Cut) dokumentteja apuhakemistoon !):

(Find -ikkunassa) Edit - Select All

(Find -ikkunassa) Edit - Copy

(apuhakemistoikkunassa, esimerkiksi C:\apu-ikkunassa) Edit - Paste

Tämän jälkeen tehdään uusi haku toisella hakusanalla, sillä, joka halutaan yhdistää "AND":llä. Tällä kertaa haku kohdistetaan apuhakemiston sisältöön! Nyt saatu tulosjoukko sisältää dokumentit, joiden tekstissä esiintyy sekä ensimmäinen että toinen hakusana.

Boolen "OR" -operaattorin käyttö

"OR" -operaattori saadaan käyttöön samantyyppisellä operaatiolla: luodaan apuhakemisto, tehdään haku ensimmäisellä hakusanalla ja kopioidaan kaikki dokumentit hakutulosikkunasta apuhakemistoon. Ja tälläkin kertaa: ole tarkkana että kopioit (Copy), etkä leikkaa (Cut) dokumentteja apuhakemistoon !
Tämän jälkeen tehdään haku toisella hakusanalla ja kopioidaan jälleen dokumentit hakutulosikkunasta apuhakemistoon (siis samaan apuhakemistoon kuin ensimmäisellä kerralla). Nyt apuhakemistossa olevat dokumentit sisältävät joko ensimmäisen tai toisen hakusanan.

Jaakko Anttila

Kirjoittaja toimii Information Managerina johdon suorahaku -yhtiössä